Самые распространенные ошибки организатора и как их избежать
16.02.2018Об этом и многих других особенностях и проблемах, которые возникают при организации мероприятий 9 февраля рассказала студентам нашего вуза координатор проектов содружества «SPECIA» Екатерина Ерина.
Организовывать мероприятия не только интересная, творческая и коммуникативная работа, это еще и большая ответственность. Если ты организовываешь мероприятие, то ты в полном ответе за то, что на нем происходит, происходило и будет происходить.
В любой сфере деятельности не всегда все идет так, как ты это запланировал, случаются казусные моменты, и их нужно уметь решать.
Неудачи случаются на любом мероприятии. Есть незначительные и быстро решаемые проблемы, а есть огромные казусные моменты, которые если вовремя и правильно не решить, приведут к краху мероприятия или к потере репутации организатора. Екатерина затронула очень интересную и важную тему в event-сфере и поделилась личным опытом ошибок в работе организатора. По словам Екатерины Ериной, нужно понимать, что мероприятие – это продукт, проект и концепция, которую нужно тщательно продумывать и понимать, как продавать. Если нет четкой целевой аудитории слушателей, то стоит задать себе вопрос: «Зачем вообще я организовываю это мероприятие?». Организовываемое событие нужно оценивать объективно и не ссылаться только на свое «хочу», прежде всего, событие организовывается для кого-то, поэтому нужно всегда думать о своих слушателях. В голове идея мероприятия, не важно концерта или выставки, может казаться идеальной, но Екатерина советует посоветоваться с кем-нибудь и озвучить идею вслух, потому что, поверьте, произнеся идею вслух, она может быть и не такой уж идеальной и нужной. Екатерина Ерина привела пример из своего опыта именно с такой ситуацией, поэтому нужно думать не только о себе, иначе большой риск, что на мероприятие никто не придет, и будет это настоящий провал.
Время – деньги, и об этом нельзя забывать. Временные ограничения очень важны при организации. Нужно рассчитывать не только время самого выступления или проведения мероприятия, но и возможные казусные ситуации и время для их решения. Неправильный расчет времени – это потеря денег, нервов и даже репутации, а это и есть еще одна ошибка.
«Чем раньше она будет выявлена и найдено решение для её устранения, тем лучше» - Екатерина Ерина.
Ты не Брюс Всемогущий, чтобы делать все сам. Екатерина предупреждает, что одному организовать даже самое скромное событие или встречу очень трудно, поэтому всегда нужна помощь. Нельзя одновременно приветствовать гостей, раскладывать закуски, переключать слайды и следить за порядком. Лучше всегда иметь команду профессионалов, чтобы не только сэкономить время, но и уменьшить вероятность непредвиденных неприятных ситуаций, то есть ошибок. Все пожары одному потушить нельзя. Работай в команде.
Сотрудничество играет довольно значительную роль в организации, ведь прежде всего - это экономия финансовых средств. Важно уметь договариваться, предлагать рекламу взамен продуктов, действовать по системе бартера.
До сих пор актуален вопрос о привлечении слушателей и гостей на организовываемое событие, и именно этот вопрос был задан спикеру. По словам Екатерины, самые эффективные способы привлечения аудитории – это привлечение через сеть партнеров, рассылки лично на почту (является одним из самых действенных методов по словам спикера), афиши на сайтах, отслеживание канала целевой аудитории, а также таргетированная реклама. Чем больше задействовано каналов связей, тем больше охват аудитории и вероятности запланированного числа гостей на организуемом мероприятии.
Лекция оказалась крайне полезной и, самое главное, актуальной не только для работы в сфере организации и PR, но и для любой профессии вообще. Ведь на любом рабочем месте нужно нести большую ответственность, уметь вести переговоры, рассчитывать время и быть готовым для решения непредвиденных проблем. Екатерина Ерина не только ясно и четко раскрыла данную тему конференции, но и поделилась своим незаменимым опытом и ценными советами, а также ответила на все интересующие гостей вопросы.
Студентка 2 курса ИГСН («Реклама и связи с общественностью») Дарья Карасевич
